当社は、お客様からお預かりする個人情報(お客様情報)を適切に取扱うことが重要な責務であることを認識し、基本方針を定めております。
お客様情報保護に関する基本方針
物産住宅メンテナンス株式会社(以下、当社といいます)は、お客様からお預かりする個人情報(以下、お客様情報といいます)を適切に取扱うことが重要な責務であることを認識し、以下のとおり基本方針を定めます。
1. お客様情報の取得方法
当社は、不正な手段によりお客様情報を取得致しません。また、不正な提供を受けないよう努めてまいります。
2. お客様情報の利用目的
当社が取扱うお客様情報の利用目的は[利用の目的]に記載のとおりです。
当社は、予め特定した目的以外にお客様情報を利用することはありません。但し、例外的な取扱い(*1)として目的以外の利用をする場合があります。
3. お客様情報の委託または提供の制限
当社は、上記2の利用目的の履行に必要な場合を除き、お客様情報を委託または提供することはありません。但し、例外的な取扱い(*1)として第三者提供を行う場合があります。
利用目的の履行に必要な場合で、委託または提供するお客様情報の取扱については[お客様情報の委託または提供]に記載のとおりです。
4. お客様情報の保護・管理
当社では、個人情報保護管理者を任命してお客様情報(当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が個人データとして取り扱う予定のものを含む)の保護および適切な管理にあたらせ、情報の紛失・毀損・破壊・改竄・漏洩等を防止するため、従業員や上記3の第三者の指導に努める等、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。お客様情報保存にあたっては、規定の保存期間を遵守し、期間満了次第、速やかに廃棄することにしています。
5. お客様情報に関するお問合せ先
本方針に関するご質問や、本方針にご同意戴けない場合、また、お客様ご本人の情報に関するお問い合わせについては下記窓口までお申し出ください(*2)。
物産住宅メンテナンス株式会社
〒103-0001
東京都中央区日本橋小伝馬町4-9小伝馬町新日本橋ビル
電話番号:03-3662-5731
※電話番号は、お間違いのないようおかけください。
受付時間:9:30 ~ 12:00 、 13:00 ~ 17:00
(水曜日、日曜日、祝祭日、年末年始、夏季休暇を除く)
*1 … 当社は、次のいずれかに該当し、かつ当社が必要と判断した場合は、お客様の同意を得ることなくお客様情報を予め特定した目的以外に利用もしくは第三者に提供することがあります。
1)法令に基づく場合
2)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
3)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
4)国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
*2 … 開示等のご請求に関するお手続には当社所定の書式によるご請求書のご提出が必要な他、ご請求をされる方がお客様ご本人または正当な代理人であることを確認する資料をご提出戴く必要があります。 詳細のお手続きにつきましては、[ご請求の手続き]をご参照ください。
利用の目的
当社はアフターメンテナンスおよびこれらに関する業務を遂行するために必要な下記目的の範囲内においてのみ、お客様情報を利用させていただきます。
(1) | お客様からのお問い合わせやご依頼内容に対応させて戴くため |
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(2) | 当社が取扱うアフターサービスのご紹介や情報提供、ご提案をさせていただくため |
(3) | 上記業務に付随または関連する諸契約締結のため |
(4) | 契約後のお客様対応に関する業務のため |
(5) | 商品の改善やアフターサービスの向上等のため |
(6) | 契約の履行に伴う申請、登記等の一切の業務のため |
(7) | 当社における監査上の確認作業等のため |
(8) | その他、上記各項に付随または関連する事項の実施のため |
当社はお客様の同意を得ることなく、上記目的以外にお客様情報を利用することはありません(但し、例外的な取扱いとして、お客様の同意を得ることなくお客様情報を上記目的以外に利用することがあります*1)。
なお、目的の履行に必要な場合、訪問・電話・電子メール・ダイレクトメール等の方法でお客様にご連絡をさせていただくことがあります。
お客様情報の委託または提供
当社は、予め特定した利用目的の履行に必要な範囲で、お客様情報を以下の通り委託または提供致します。
(1)個人情報の委託について
当社は、予め特定した利用目的の履行に必要な範囲で、当社の委託先にお客様情報を委託する場合があります。
この場合、当社の委託先に対してお客様情報の保護を義務付けるとともに、お客様情報が安全に管理されるよう、適切な監督を行うものと致します。
(2)個人情報の提供について
当社は、以下の通りお客様情報を第三者に提供することがありますが、お客様の提供停止の申し出により第三者への提供を停止致します。
第三者への提供目的
当社はアフターメンテナンス業務を遂行するために、お客様情報を当社の指定工事店、補修専門業者、設備機器メーカーなどに提供致します。
第三者に提供される個人データの項目
氏名・住所・連絡先(電話・FAX番号・電子メールアドレス等)・建設地・建築内容や、アフターサービスに必要な情報とします。
第三者への提供の手段又は方法
書面または電子データを交付することによって行います。
ご請求の手続き
お客様は、お客様ご本人の情報について開示等(利用目的の通知・開示・訂正・追加・削除・利用の停止・消去・第三者提供の停止)を当社にご請求することができます。
但し、預託をうけている情報等で当社に開示等の権限がないものや、6ヶ月以内に消去される個人情報(法令に定める“保有個人データ”に該当しないもの)を除きます。
開示等のご請求にあたっては、予め次の事項をご了承ください。
(1) | お客様ご本人または正当な代理人によるご請求であることを確認する手続きにご協力戴くこと |
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(2) | 保有個人データの抽出および適切な回答の準備に一定の日数を要すること |
(3) | 実費を勘案した当社規定の手数料をご負担戴くこと |
尚、ご請求内容の確認のため、お客様にご連絡させて戴くことがあります。また、特別の事情により回答が遅くなる場合は適宜ご説明させて戴きます。
万一、当社がお客様のご請求に応じられない場合は、その理由を適切にご説明させて戴きます。
開示等のご請求に必要な手続きは、以下のとおりです。
1. | ご請求は、お客様ご本人、お客様の法定代理人、またはお客様が委任された代理人より当社にご連絡戴いた場合にのみ受付けさせて戴きます。 |
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2. | 受付けさせて戴いたご請求内容に応じて、当社より所定の開示等請求書式をご郵送致します。 |
3. | 開示等請求書のご提出は、全てお客様より当社宛にご郵送戴くものと致します。また、当社からお客様への回答は簡易書留にてご通知致します。 |
4. | ご請求された方がお客様ご本人、お客様の法定代理人、またはお客様が委任された代理人であることを確認させて戴くため、次の確認資料が必要となりますので、予めご準備ください。 (1)請求者が本人の場合(a~cのいずれか) a. 開示等請求書に捺印される印鑑を証明する「印鑑証明書(原本)」 b. 「契約書のコピー(*3)」+「身分証明書類(*4)のコピー」 c. 「住民票(原本)」+「身分証明書類(*4)のコピー」 また、当社にお届け戴いているお客様の氏名・住所が現在のものと異なり、まだ当社に訂正のお申し出を戴いていない場合は、 現在までの変更履歴を証明できる資料を併せてご準備ください。 d. 改姓等の場合:戸籍抄本または戸籍の附票(いずれも原本) e. 転居等の場合:住民票(履歴が確認できるもの。転居が数度に亘る場合は全ての転居先における住民票の原本) *3(契約書のコピー)… お客様と当社との間で締結された契約書“調印”ページのコピー *4(身分証明書類)…… 運転免許証・パスポート・各種保険証・国民年金手帳・外国人登録証明書等の公的証明書 (2) 法定代理人が請求する場合 上記(1)に加え、 「法定代理人の印鑑証明書(開示等請求書に捺印される印鑑を証明するもの)」+ 「法定代理人であることを証明する書類(戸籍謄本、登記事項証明書等)」 (3) その他代理人が請求する場合 上記(1)に加え、 「代理人の印鑑証明書(開示等請求書に捺印される印鑑を証明するもの)」+ 「委任状」+ 「本人の印鑑証明書(委任状に捺印される印鑑を証明するもの)」 |
5. | ご請求にあたり、お客様にご負担戴く手数料は次のとおりです。ご請求の種類や内容に応じた金額の郵便小為替をご準備ください。尚、お客様から受領した手数料は、ご請求の内容や当社回答の内容により返還させて戴く場合があります。 (1)お客様情報の利用目的の通知(書面交付)請求に係る手数料:1,000円 (2)お客様情報の開示請求に係る手数料 ・本人に関する基本情報(*5) 基本手数料:2,000円 ・その他本人・家族情報 追加手数料:1,000円 ・当社との契約情報 追加手数料:1,000円 *5(本人に関する基本情報)… お客様ご本人の氏名・生年月日・住所・電話番号・携帯電話番号・職業・勤務先をいい、開示請求に対して当社が開示する必須項目として定めた情報です。 |
6. | 開示等請求書をご提出される際には、上記4の確認資料、上記5の手数料分の郵便小為替を同封の上、当社宛にご郵送(極力、簡易書留でのご郵送を推奨します)ください。尚、ご提出戴いた書類等に不備がある場合は、再度資料等をご用意戴くことがございますので、記入事項等の漏れがないようご確認の上、ご提出ください。 |
7. | お客様からのご請求に際しご提出戴きました開示等請求書や確認資料等については、ご返却致しませんので、予めご了承ください。 |